Outils de rapports numériques : Trouvez la bonne solution pour vous!
Cindy Leber Building Reports Canada
Un outil : Quatre parties prenantes clés
La sécurité des personnes et la conformité sont l’objectif ultime.
Lorsque vous envisagez la mise en œuvre d’un outil d’inspection numérique, il faut répondre aux besoins de quatre principales parties prenantes : le technicien qui utilise l’outil, votre entreprise qui investit dans l’outil, le propriétaire ou gestionnaire de bâtiment et l’autorité compétente. De plus, la facilité d’utilisation par toutes les parties prenantes et la qualité des données générées sont essentielles à la réussite de la mise en œuvre.
Les entreprises de services doivent tenir compte d’un nombre croissant de fournisseurs et de fonctionnalités. Il ne fait aucun doute qu’il existe une solution pour chaque besoin. Ce qui est important pour une entreprise pourrait l’être moins pour une autre. Certaines entreprises cherchent à résoudre les défis que doivent relever les techniciens, tandis que d’autres s’efforcent d’améliorer les services à la clientèle. Examinons quelques-unes des fonctionnalités potentielles pour dresser une liste des besoins et des préférences de votre entreprise.
Le point le plus important à vérifier lors d’un achat, d’un abonnement ou d’une inscription est de déterminer la conformité aux codes, aux normes et aux exigences de l’autorité compétente. Une fois mis en œuvre, l’outil sera-t-il mis à jour pour répondre aux changements inévitables touchant les exigences relatives à la conformité? Même si les codes et les normes deviennent de plus en plus universels, de nombreuses municipalités locales ont également des exigences spécifiques. Il est important pour tous de savoir que le fournisseur est en mesure de suivre le rythme des changements ou d’y réagir.
Peu importe la raison qui vous motive à acquérir une nouvelle solution numérique, il est important d’évaluer si les outils améliorent la qualité des renseignements saisis. Sont-ils conçus pour améliorer la fiabilité du contenu réel? La conformité est toujours primordiale, c’est la raison pour laquelle l’amélioration de la documentation afin d’obtenir de meilleurs résultats permet à toutes les parties prenantes de gagner du temps et de l’argent, voire d’en générer.
Ces deux éléments sont importants, mais pour dresser une liste complète des besoins spécifiques de votre entreprise, examinons les avantages potentiels pour chaque partie prenante.
Chaque partie a des exigences uniques qui peuvent être utilisées pour vous aider à évaluer et à trouver la bonne solution pour vous. Il n’existe pas de liste de vérification ou de classement unique qui réponde aux besoins de chacun. Pour trouver la solution qui vous convient, il est important de prendre le temps de déterminer où se situent actuellement vos inefficacités, vos défis ou vos risques en matière d’activités et de gestion du temps. Envisagez d’examiner chaque service afin de déterminer où vous voulez obtenir l’aide de votre futur outil. La liste est peut-être longue, mais elle vous fournira le fondement nécessaire pour déterminer les éléments requis dans votre solution de rapports numériques.
Après avoir passé en revue vos activités actuelles ou même les offres proposées à vos clients, l’étape suivante consiste à déterminer l’objectif que vous souhaitez atteindre avec la nouvelle solution. Nous allons passer en revue les principales parties prenantes et déterminer certains des éléments que vous pourriez vouloir prendre en considération.
Le technicien :
Comment un outil de rapports numériques peut-il améliorer la qualité et l’efficacité des activités du technicien? L’efficacité et les économies de coûts sont toujours importantes, mais elles ne signifient rien si vous ne pouvez pas maintenir ou améliorer la conformité. De même, la conformité est peut-être le facteur le plus important dans le domaine de la sécurité des personnes, mais sans la capacité de fonctionner efficacement, aucune entreprise ne sera en mesure d’accomplir le travail nécessaire pour y parvenir! Voici quelques points qui vous aideront à dresser une liste des principaux besoins spécifiques à votre entreprise :
- Efficacité : La technologie peut être mise à profit pour permettre aux techniciens de se concentrer sur les tâches techniques sans se laisser distraire par les tâches administratives.
- Détails de base de l’inspection : Facilité à trouver des informations et des dispositifs dans les années suivantes afin d’améliorer le temps consacré à la documentation.
- Cohérence des techniciens : Si un autre technicien peut trouver et comprendre les détails du document, cela permettra de gagner du temps lors des inspections futures.
- Accès à l’information : Calculs, plages acceptables et renseignements du fabricant.
- Modification : Le contenu d’un rapport est plus fiable s’il est documenté immédiatement. La possibilité de documenter et de modifier les données sur le terrain peut aider les techniciens à poursuivre leurs inspections.
- Soutien : Les outils doivent aider et non entraver le bon déroulement de l’inspection.
- Dispositifs d’inspection : Ajouter l’outil à un téléphone existant, utiliser un dispositif spécifique ou disposer d’une tablette supplémentaire?
Le bureau/votre entreprise :
Il ne fait aucun doute que la documentation relative à l’inspection est importante. C’est la pierre angulaire du processus. Il est également important d’évaluer à quel point il sera facile de passer à travers les étapes administratives du processus d’inspection.
- Intégration : L’outil doit-il s’intégrer aux outils existants ou de nouveaux outils sont-ils nécessaires pour des éléments comme le calendrier, les tickets de service, la comptabilité?
- Propriété des données : S’agit-il de mes données et puis-je les obtenir à tout moment?
- Codes et normes : Comment puis-je maintenir et obtenir les mises à jour des codes et normes afin d’assurer la conformité? Est-ce inclus comme service?
- Services à la clientèle : Gestion des personnes-ressources, réduction de la responsabilité, gestion des rapports et accès des clients.
- Communication avec les techniciens.
- Aspects commerciaux : Peut-il fournir une source de revenus supplémentaire? Par exemple, prévoir des services de réparation, vendre l’accès à d’autres utilisateurs pertinents.
- Efficacité du bureau : Réduire ou éliminer l’examen administratif.
- Intégration de l’IA : Obtenir un résumé des statistiques d’inspection, cerner les efficacités ou les manques d’efficacité, déterminer les usages qui nécessitent plus de temps ou présentent plus de défaillances, ainsi que les défaillances répétitives de l’équipement, automatiser les devis.
Le propriétaire du bâtiment :
Le propriétaire ou l’exploitant du bâtiment est légalement tenu de respecter les codes et les normes et de prouver la conformité sur demande. De plus, le propriétaire ou l’exploitant doit veiller à protéger les occupants du bâtiment et les biens matériels.
- Preuve de conformité : Accès rapide aux rapports, documentation complète et facile à comprendre, fournisseur fiable de l’outil de rapports numériques.
- Finance : Prévision des services spéciaux ou des réparations pour le budget, prévision des dépenses annuelles et périodiques liées aux essais.
- Adaptable : Au fur et à mesure que des changements sont apportés au bâtiment, l’outil peut-il être facilement mis à jour?
L’autorité compétente :
- Respect des codes et des normes.
- Accès facile aux rapports.
- Rapports faciles à comprendre.
- Identification simple des éléments non conformes.
- Soutien la sécurité publique.
Voyons maintenant quelle est la solution de rechange aux rapports numériques. De nombreuses entreprises rémunèrent leurs techniciens pour les heures passées en dehors du temps d’inspection sur place afin qu’ils puissent remplir leurs rapports. Je pourrais parler des erreurs commises par les techniciens lorsqu’ils documentent après coup, mais restons concentrés. Les rapports antérieurs annotés, voire les documents écrits à la main, sont parfois envoyés au « bureau », où une autre personne interprète le travail du technicien et le retranscrit essentiellement dans un autre format. Le classement des documents et la fourniture de copies au client nécessitent alors davantage de temps administratif. Techniquement, le rapport papier original signé par le technicien doit désormais être conservé comme preuve que le travail a été effectué. La croissance du secteur des rapports numériques est la preuve que de nombreuses entreprises trouvent ce type de processus fastidieux et soumis à de nombreux risques. Comment savoir si un outil permettra réellement de réduire les coûts liés à la livraison proprement dite des rapports?
Lorsqu’on détermine le rapport coût-avantage, il est important de comprendre ce que coûteront les nouveaux outils, mais aussi les répercussions des gains d’efficacité susmentionnés. Tout calcul sortant des sentiers battus repose sur une multitude d’hypothèses et je ne pense pas qu’on puisse s’y fier. Malheureusement, ce calcul doit être effectué individuellement en fonction de votre processus actuel. N’oublions pas la préoccupation primordiale qu’est la sécurité des personnes. Après tout, n’est-ce pas la raison de tout cela?
Je ne peux pas me prononcer sur les autres outils, mais nous savons que d’après BRC, la première inspection d’un bâtiment entraîne des taux de défaillance nettement plus élevés. La première inspection nécessite bien sûr un investissement, mais celui-ci est largement compensé par les gains d’efficacité et les nouvelles recettes générées. La rapidité des inspections subséquentes n’est qu’un avantage supplémentaire.
Les rapports numériques offrent de nombreuses fonctionnalités et une multitude d’avantages. Pour trouver la meilleure solution pour votre entreprise, il est important de faire ses devoirs afin de déterminer les éléments de base qui aideront votre entreprise (liste des besoins) et les rêves (liste des souhaits). Changer la façon dont votre entreprise rentable effectue ses inspections est une décision importante. Pour éviter de rester coincé dans le processus décisionnel, demandez à chaque fournisseur potentiel d’évaluer avec vous vos besoins et souhaits spécifiques.
Une entreprise rentable peut toujours faire mieux $$.
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